All posts tagged: zarządzanie skrzynką mailową

Gramatyka biznesu: jak pisać do rzeczy i do ludzi

http://www.wallpapersonweb.com/ List jest gotowy i czeka starannie zwinięty w rulon, żeby za chwilę zalakować go pieczęcią królewską, wcześniej rozgrzaną nad płomieniem świecy. Posłaniec otrzyma pismo, wsiądzie na konia i ruszy w drogę do sąsiedniego królestwa, gdzie wręczy adresatowi list. Świat, w którym umiejętność pisania i czytania była przywilejem elit, stanowił igrzysko emocji: od podziałów i nieustających podbojów pomiędzy korespondującymi stronami, po zawieranie sojuszy i rozejmów, kończąc na romantycznych wyznaniach. Znajomość pisma stanowiła symbol władzy na wyłączność i narzędzie kontroli wykorzystywane dla próby sił. Bez względu na cel – wojnę lub pokój – każdą intencję wyrażoną pisemnie łączył wspólny mianownik: manifestacja władzy i statusu społecznego. Determinowało to styl komunikacji: dyrektywny, bezosobowy, obfitujący w barokowe zdania i skomplikowane dywagacje. W konsekwencji zachowywano ten sam dystans, który również fizycznie dzielił korespondujące strony. Królewskie listy należą do przeszłości, jednak ich zły duch nie przestaje nawiedzać i straszyć w komunikacji biznesowej w większości firm. ‚Nie wystarczy mówić do rzeczy, trzeba mówić do ludzi’ (Stanisław Jerzy Lec) Umiejętność pisania maili decyduje dzisiaj o naszym wpływie na rzeczywistość zawodową, kształtuje jakość współpracy …

Mailowy ping-pong: człowiek człowiekowi mailem

via http://timemanagementninja.com/ Mailowy ping-pong to dyscyplina uprawiana w dużych firmach i korporacjach, która z dyscypliną nie ma nic wspólnego. Stanowi raczej grę bez zasad, w której nikt nie wygrywa a ewentualne punkty przyznawane są tym, którzy pierwsi ustąpią i przestaną odbijać maile. Ogólna definicja gry potwierdza, że chodzi o dynamiczną oraz ilościową wymianę wiadomości pomiędzy co najmniej dwiema osobami. Zaangażowani w grę celują albo w szybkość swoich odpowiedzi – co wyklucza rzetelne zapoznanie się z treścią wiadomości, na którą odpowiadają – albo w ich zasięg, związany z dodawaniem do korespondencji nowych odbiorców-czytelników. Bez względu na starania, wynik gry jest jednak zawsze ten sam: bezproduktywność, naruszenie etykiety biznesowej oraz brak szacunku dla wszystkich stron – nierzadko przypadkowo – zaangażowanych w konwersację. Poza tym jest to strata czasu, energii, dobrego humoru, a czasem uszczerbek na godności u głównych rozgrywających. Czy grasz w grę? Każda aktywność sportowa zaczyna się od rozgrzewki – nie inaczej jest w tym przypadku. Mailowy ping-pong może zacząć się niewinnie: od nieporozumienia wywołanego komentarzem, opinią lub zwykłym pytaniem. Prowadzi to w konsekwencji do błędnej …

Skrzynka mailowa: codzienny survival

via http://comicallyvintage.tumblr.com/ Wszyscy się nią zajmują. Niektórzy cały czas, inni z przerwami. Skrzynka mailowa: syzyfowy głaz wtaczany na górę korporacyjnej i firmowej codzienności. Do przodu, czyli do tyłu Mój dzień w pracy zaczynam od przeczytania maili. Nie robię niczego niezwykłego, czego nie robią inni. Przeznaczam jednak na to najwyżej 15 minut – w tym czasie pobieżnie analizuję i segreguję wiadomości, decydując o ich priorytecie. Dzięki temu mogę zaplanować najbliższe osiem godzin, rezerwując w kalendarzu czas na konkretne zadania. Rano, podczas rytualnego kwadransu z outlookiem, rzadko odpowiadam na maile, chociaż zdarzają się wyjątki. Dlaczego jednak nie odpisuję od razu, nawet jeżeli chodzi tylko o ‚dziękuję’? Przecież zajęłoby to tylko parę minut, w rezultacie czego miałabym mniej wiadomości do rozpracowania i wykonałabym jakąś część pracy. Nie postępuję jednak w ten sposób, ponieważ stanowi to pułapkę, która jedynie z pozoru wydaje się być efektywną metodą redukcji zadań do wykonania. W rzeczywistości bowiem zamiast być do przodu – jesteśmy do tyłu, gdyż taki system działania bezwzględnie angażuje naszą uwagę i energię. To nic, że są to mikro aktywności – …