All posts filed under: House of emails

Gramatyka biznesu: jak pisać do rzeczy i do ludzi

http://www.wallpapersonweb.com/ List jest gotowy i czeka starannie zwinięty w rulon, żeby za chwilę zalakować go pieczęcią królewską, wcześniej rozgrzaną nad płomieniem świecy. Posłaniec otrzyma pismo, wsiądzie na konia i ruszy w drogę do sąsiedniego królestwa, gdzie wręczy adresatowi list. Świat, w którym umiejętność pisania i czytania była przywilejem elit, stanowił igrzysko emocji: od podziałów i nieustających podbojów pomiędzy korespondującymi stronami, po zawieranie sojuszy i rozejmów, kończąc na romantycznych wyznaniach. Znajomość pisma stanowiła symbol władzy na wyłączność i narzędzie kontroli wykorzystywane dla próby sił. Bez względu na cel – wojnę lub pokój – każdą intencję wyrażoną pisemnie łączył wspólny mianownik: manifestacja władzy i statusu społecznego. Determinowało to styl komunikacji: dyrektywny, bezosobowy, obfitujący w barokowe zdania i skomplikowane dywagacje. W konsekwencji zachowywano ten sam dystans, który również fizycznie dzielił korespondujące strony. Królewskie listy należą do przeszłości, jednak ich zły duch nie przestaje nawiedzać i straszyć w komunikacji biznesowej w większości firm. ‚Nie wystarczy mówić do rzeczy, trzeba mówić do ludzi’ (Stanisław Jerzy Lec) Umiejętność pisania maili decyduje dzisiaj o naszym wpływie na rzeczywistość zawodową, kształtuje jakość współpracy …

Mailowy ping-pong: człowiek człowiekowi mailem

via http://timemanagementninja.com/ Mailowy ping-pong to dyscyplina uprawiana w dużych firmach i korporacjach, która z dyscypliną nie ma nic wspólnego. Stanowi raczej grę bez zasad, w której nikt nie wygrywa a ewentualne punkty przyznawane są tym, którzy pierwsi ustąpią i przestaną odbijać maile. Ogólna definicja gry potwierdza, że chodzi o dynamiczną oraz ilościową wymianę wiadomości pomiędzy co najmniej dwiema osobami. Zaangażowani w grę celują albo w szybkość swoich odpowiedzi – co wyklucza rzetelne zapoznanie się z treścią wiadomości, na którą odpowiadają – albo w ich zasięg, związany z dodawaniem do korespondencji nowych odbiorców-czytelników. Bez względu na starania, wynik gry jest jednak zawsze ten sam: bezproduktywność, naruszenie etykiety biznesowej oraz brak szacunku dla wszystkich stron – nierzadko przypadkowo – zaangażowanych w konwersację. Poza tym jest to strata czasu, energii, dobrego humoru, a czasem uszczerbek na godności u głównych rozgrywających. Czy grasz w grę? Każda aktywność sportowa zaczyna się od rozgrzewki – nie inaczej jest w tym przypadku. Mailowy ping-pong może zacząć się niewinnie: od nieporozumienia wywołanego komentarzem, opinią lub zwykłym pytaniem. Prowadzi to w konsekwencji do błędnej …

Skrzynka mailowa: codzienny survival

via http://comicallyvintage.tumblr.com/ Wszyscy się nią zajmują. Niektórzy cały czas, inni z przerwami. Skrzynka mailowa: syzyfowy głaz wtaczany na górę korporacyjnej i firmowej codzienności. Do przodu, czyli do tyłu Mój dzień w pracy zaczynam od przeczytania maili. Nie robię niczego niezwykłego, czego nie robią inni. Przeznaczam jednak na to najwyżej 15 minut – w tym czasie pobieżnie analizuję i segreguję wiadomości, decydując o ich priorytecie. Dzięki temu mogę zaplanować najbliższe osiem godzin, rezerwując w kalendarzu czas na konkretne zadania. Rano, podczas rytualnego kwadransu z outlookiem, rzadko odpowiadam na maile, chociaż zdarzają się wyjątki. Dlaczego jednak nie odpisuję od razu, nawet jeżeli chodzi tylko o ‚dziękuję’? Przecież zajęłoby to tylko parę minut, w rezultacie czego miałabym mniej wiadomości do rozpracowania i wykonałabym jakąś część pracy. Nie postępuję jednak w ten sposób, ponieważ stanowi to pułapkę, która jedynie z pozoru wydaje się być efektywną metodą redukcji zadań do wykonania. W rzeczywistości bowiem zamiast być do przodu – jesteśmy do tyłu, gdyż taki system działania bezwzględnie angażuje naszą uwagę i energię. To nic, że są to mikro aktywności – …

Przepraszam, czy jesteś bohaterem, czy ofiarą? O sztuce przeprosin w biznesie

Umiejętność przeprosin i przyznania się do błędu to jedna z najważniejszych supermocy życiowych i biznesowych. Jak robić to służbowo, pisząc maila? Słowa mają moc – mogą zarówno budować, jak i rujnować nasze relacje w pracy, wizerunek, karierę. Wszystko, co napiszesz, zostanie użyte przeciwko Tobie – nawet ‚przepraszam’. Nie ma wątpliwości, że znajomość i praktyka słowa ‚przepraszam’ stanowią podstawę kultury osobistej. Wątpliwości pojawiają się, kiedy używa się go częściej niż jest to potrzebne lub używa niewłaściwie. Pamiętaj przeprosiny w pracy nie są tym samym, czym są w życiu prywatnym. Jak przepraszać, żeby nie przegrywać? ‚Przepraszam’ za literówkę w mailu do managera będzie czymś innym niż przyznanie się do błędu w raporcie, zupełnie różniąc się od konfliktu z klientem firmy. Literówka obejdzie się bez strategicznego wyznania winy, z kolei naprawienie relacji z klientem może wymagać konsultacji prawniczej. Temat środkowy, czyli raport i jemu podobne przypadki, zdarzają się najczęściej. Potrzebują bezpośredniej, lecz przemyślanej reakcji. Przede wszystkim Ty potrzebujesz ją poznać. Samo przyznanie się do błędu nie wystarczy, może wręcz pogorszyć sytuację. Sposób przyznania się do gafy jest bowiem umiejętnością, którą …