Bez kategorii
Leave a Comment

Gramatyka biznesu: jak pisać do rzeczy i do ludzi

http://www.wallpapersonweb.com/

List jest gotowy i czeka starannie zwinięty w rulon, żeby za chwilę zalakować go pieczęcią królewską, wcześniej rozgrzaną nad płomieniem świecy. Posłaniec otrzyma pismo, wsiądzie na konia i ruszy w drogę do sąsiedniego królestwa, gdzie wręczy adresatowi list.

Świat, w którym umiejętność pisania i czytania była przywilejem elit, stanowił igrzysko emocji: od podziałów i nieustających podbojów pomiędzy korespondującymi stronami, po zawieranie sojuszy i rozejmów, kończąc na romantycznych wyznaniach.

Znajomość pisma stanowiła symbol władzy na wyłączność i narzędzie kontroli wykorzystywane dla próby sił. Bez względu na cel – wojnę lub pokój – każdą intencję wyrażoną pisemnie łączył wspólny mianownik: manifestacja władzy i statusu społecznego. Determinowało to styl komunikacji: dyrektywny, bezosobowy, obfitujący w barokowe zdania i skomplikowane dywagacje. W konsekwencji zachowywano ten sam dystans, który również fizycznie dzielił korespondujące strony.

Królewskie listy należą do przeszłości, jednak ich zły duch nie przestaje nawiedzać i straszyć w komunikacji biznesowej w większości firm.

‘Nie wystarczy mówić do rzeczy, trzeba mówić do ludzi’ (Stanisław Jerzy Lec)

Umiejętność pisania maili decyduje dzisiaj o naszym wpływie na rzeczywistość zawodową, kształtuje jakość współpracy i relacji z innymi ludźmi oraz pozwala emitować zdolności liderskie.

Wszyscy czytamy i piszemy coraz więcej: stron internetowych, blogów, SMS-ów, mediów społecznościowych. Aktywność w świecie online eliminuje doświadczanie bodźców takich jak ton głosu, wyraz twarzy czy mowa ciała. W konsekwencji nasz język pisany stał się bardziej zbliżony do języka mówionego – także dzięki temu, że nie redukujemy przy tym elementów naszej osobowości i pozwalamy rozwijać się osobistemu, indywidualnemu stylowi. Ten sposób komunikacji stosujemy jednak tylko ‘po godzinach’, w pracy natomiast sięgamy po pieczęcie królewskie i wołamy posłańców na koniach.

Ulegamy paraliżującym mitom o tym, jak powinna wyglądać komunikacja w pracy.

Mit pierwszy: listy do królowej angielskiej

W 2016 roku nadal posługujemy się językiem, który był adekwatny w latach 50. XX wieku: sformalizowanym, sztywnym i bezosobowym. Trudno nie zgodzić się z faktem, że kilkadziesiąt lat temu scena biznesowa funkcjonowała inaczej niż obecnie. Świat zmienił się, przynosząc nowe rozumienie modelu współpracy w sferze zawodowej, nową praktykę stylu zarządzania a także oferując nowe technologie. Dlaczego nasz język nie podąża za zmianami?

Jeżeli wszyscy potrafią pisać i wysyłać maile oraz kontaktują się ze sobą na wszystkich poziomach – asystentka koresponduje z CEO, managerowie z różnych firm wymieniają wiadomości – jak pozytywnie wyróżnić się i zostać dobrze zapamiętanym żeby budować wartościowe relacje zawodowe?

Zanim napiszesz – powiedz
‘Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us’
‘I hope you will take a few minutes to complete this survey for us’

Gdyby adresat wiadomości pojawił się obok Twojego biurka, kiedy akurat kończysz pisać do niego maila i właśnie masz nacisnąć ‘wyślij’ – co powiedziałbyś i czy użyłbyś tych samych słów, które napisałeś?

Zauważ kiedy używasz formuł i mailowych ‘gotowców’ w korespondencji z ludźmi. Odpowiedz sobie na pytanie czy bezosobowy i sztywny sposób komunikacji pomaga wzmacniać Twoją markę osobistą i sprawia, że ludzie mają ochotę z Tobą współpracować? Czy może wzdragają się widząc wiadomość od Ciebie?

Mit drugi: strona bierna w wypowiedzi pisemnej oznacza profesjonalizm

Strona bierna jest kategorią gramatyczną oznaczającą formę czasownika w bezokoliczniku lub w formie bezosobowej. Najczęściej występuje w formie zakazów, nakazów oraz ostrzeżeń; jest to również język, w jakim mówią urzędy, procedury, organy prawne czy… ludzie u Ciebie w pracy.

Przekonanie o skuteczności i poprawności stosowania w wypowiedziach pisemnych strony biernej ponownie sięga połowy XX wieku, kiedy rzeczywistość dyktowała model dystansu i formalnych zachowań jako wykładni sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Wypowiedź, która nie posiada czasownika w formie osobowej – nie mówi tym samym nic o osobie-podmiocie jako o odpowiedzialnym sprawcy lub odbiorcy danej aktywności. W rezultacie wypowiadamy się przedmiotowo, tym samym traktując odbiorcę wiadomości w sposób przedmiotowy, wręcz pasywno-agresywny.

Nie bądź stroną bierną
‘Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and persual’
‘I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting’

Tempo zmian i mnogość wrażeń w naszej codzienności sprawiają, że w naturalny sposób filtrujemy i odrzucamy to, co interpretujemy jako obojętne, nieprzyjemne lub mało ciekawe. Budowanie relacji zarówno z kolegą pracującym na innym kontynencie lub z interesariuszami przebywającymi w biurze dwa piętra niżej okaże się syzyfową pracą jeżeli kontaktując się będziemy ‘nieobecni’ – bezkrytycznie kopiując i narzucając stronę bierną.

Mit trzeci: więcej znaczy lepiej

Dawniej wierzono, że kwieciste, rozbudowane wypowiedzi imponują odbiorcom, budując autorytet i wywołując pozytywne wrażenia. To, co było sukcesem młodopolskich poetów – nie sprawdza się u managerów (ani u nikogo innego).

Mniej
‘Enclosed herewith you will find’
‘I enclose’

Zadbaj o adresata wiadomości, pisz konkretnie i zwięźle, dążąc – o ile to możliwe – do 12-15 słów. Jeżeli odpowiednio sprawnie sformułujesz wiadomość, pozbywając się ozdobników i wymyślnych wyrażeń, szansa na oczekiwaną reakcję lub odpowiedź wzrośnie. Nie zawsze jest możliwa oszczędność słów – warto wtedy stosować akapity i wydzielać miejsce poszczególnym treściom żeby pomóc odbiorcy jak najszybciej zrozumieć i zareagować na naszą wiadomość. Dzięki temu unikamy ryzyka, że ktoś będzie powtórnie wczytywał się w treść, zdemotywowany chaosem i rozmiarem informacji. Nie wiadomo, kiedy odpisze.

Język jest żywą częścią kultury, natomiast język biznesowy często nie nadąża za współczesnym światem, trzymany w formalinie błędnych wyobrażeń o sposobie porozumiewania się między ludźmi. Warto przełamywać te schematy, uświadamiając sobie wartość, jaką niesie komunikowanie się w sposób empatyczny, podkreślanie naszego indywidualnego stylu i osobowości oraz dbanie o ekonomię treści.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s